山下ふみこオフィシャルブログ

口頭意見陳述の概略

３　市が保存期間30年と定められている文書について、その管理保存を怠っていること

〇次に、沼津市の「保存文書の管理」について 「沼津市 文書管理規程」の第3条では、「文書取扱の原則」として、「全て 事案の処理は、文書によるものとする」と規定されている。
「30年保存とするもの」の中では、「公有財産の取得、処分等を行うための 決裁文書」や「前各号と同等の保存期間が 必要であると認めるもの」の保存期間を 原則30年と 定めてはいますが、1年を単位として保存期間を 延長することができる」こと。
実態として、事務事業の遂行上 必要であれば、「永年保存」も 可能となっています。

〇ちなみに、沼津市を除く 静岡県東部の11市では いずれも、今回の事例のような「市有財産の取得、処分その他 権利の設定に関する公文書」や、道路や橋梁のような「公共用施設の 設置に関する公文書」、これには「設計図書」や「工事検査台帳」なども含まれたりしますが、このほか、「契約にかかる文書で 権利義務関係が永年となるもの」なども含め、概ね「永年保存」の扱いとされている。

〇要するに、「文書取扱いの原則」を定めた 文書管理規程 第3条に従えば、「確約書」に関連する「収用証明書」や、公共事業用資産の「買取証明書」等の 関連文書は、必ず作成されているはずですし、故・植松利顯に支払った売買代金に関する「領収書」あるいは「支払記録に該当する書類」も 必ず作成されているはずであるところ、これらの書類は、土地売買の代金が問題なく執行されたことを示すものとして、「売買契約書」などと共に、「公有財産の取得、処分等を行うための決裁文書」あるいは「前各号と同等の保存期間が必要であると認めるもの」として、最低30年間の保存対象となるはずです。

〇それにもかかわらず、「確約書」に関連する資料は、現在に至るまで、市から一切、開示を受けておりません。