山下ふみこオフィシャルブログ

５　まとめ

「公有財産の取得、処分等を行うための 決裁文書」や「これらと同等の保存期間が 必要であると認めるもの」などの保存期間は、市役所職員が 従わなければならない「文書管理規程」で原則30年と定められ、さらに、「事務事業の遂行上必要な文書」については、1年を単位として、その保存期間を繰り返し延長することが可能と規定されている。

〇このような文書であれば、保存されていないことは、到底 考えられません。

〇市民であり、なおかつ 公共事業への協力者に対する説明責任は、しっかり果たされるべき。

〇沼津市の情報公開条例 第1条の目的規定

「この条例は、市民の知る権利を尊重し、公文書の開示を請求する権利を定めることにより、市の保有する情報の一層の公開を図り、市の諸活動を市民に説明する責務を果たすことによって、市民参加の推進と 公正で開かれた市政を実現することを目的とする」

●目的規定にあるように、市民に対する説明責任を果たすため、今一度、請求された公文書の探索を 行うべき。

●仮に廃棄したとするなら、「いつ、だれの判断で、廃棄することとしたのか」、 その廃棄の根拠と事実を示す書類である「廃棄簿」を示していただきたい。

４30年保存の期限が来る前に、開示請求を行っているのになぜ廃棄されたのか？

〇市役所は、私が開示を求める文書が何であるかを、2022年9月時点で 知っていたと思う。

〇保存文書を廃棄する際には、文書管理規程 63条2項の「保存期間の延長措置」の是非を検討することが必要であり、当然そのための稟議書も作成されていなければならないはずです。それにもかかわらず、

「30年の保存期限が来たから、機械的にその対象文書を廃棄した」のであれば、文書管理規定の意図に反しているばかりでなく、「1年ごとの延長ができるにもかからず、あえてしなかった意図は何か」答えるべきです。その説明責任を 果たすべきです。

さらに、文書管理規定の意図からすれば、廃棄する文書の廃棄記録(廃棄簿)も当然残しておかなければならないはずですが、そのような廃棄簿さえも開示されていない。

口頭意見陳述の概略

３　市が保存期間30年と定められている文書について、その管理保存を怠っていること

〇次に、沼津市の「保存文書の管理」について 「沼津市 文書管理規程」の第3条では、「文書取扱の原則」として、「全て 事案の処理は、文書によるものとする」と規定されている。
「30年保存とするもの」の中では、「公有財産の取得、処分等を行うための 決裁文書」や「前各号と同等の保存期間が 必要であると認めるもの」の保存期間を 原則30年と 定めてはいますが、1年を単位として保存期間を 延長することができる」こと。
実態として、事務事業の遂行上 必要であれば、「永年保存」も 可能となっています。

〇ちなみに、沼津市を除く 静岡県東部の11市では いずれも、今回の事例のような「市有財産の取得、処分その他 権利の設定に関する公文書」や、道路や橋梁のような「公共用施設の 設置に関する公文書」、これには「設計図書」や「工事検査台帳」なども含まれたりしますが、このほか、「契約にかかる文書で 権利義務関係が永年となるもの」なども含め、概ね「永年保存」の扱いとされている。

〇要するに、「文書取扱いの原則」を定めた 文書管理規程 第3条に従えば、「確約書」に関連する「収用証明書」や、公共事業用資産の「買取証明書」等の 関連文書は、必ず作成されているはずですし、故・植松利顯に支払った売買代金に関する「領収書」あるいは「支払記録に該当する書類」も 必ず作成されているはずであるところ、これらの書類は、土地売買の代金が問題なく執行されたことを示すものとして、「売買契約書」などと共に、「公有財産の取得、処分等を行うための決裁文書」あるいは「前各号と同等の保存期間が必要であると認めるもの」として、最低30年間の保存対象となるはずです。

〇それにもかかわらず、「確約書」に関連する資料は、現在に至るまで、市から一切、開示を受けておりません。

私の意見陳述（概略）

１　本件開示文書の必要性（請求者の所有権にかかわる情報）

〇今、沼津市と争いになっている2筆の土地について、沼津市が「市の所有地である」旨の主張を初めて行ったのは、2022年（令和4年）9月20日でした。

〇そして、翌月の 10月11日には、沼津市議会「全体会議」と称する「市議会議員らによる会合」が開催された。

〇私は、その「全体会議」の場でも、「今回、不正使用と言われることに対しては、本来、市がその登記を担当しているという認識が あり、そこについては、きちんと、市として、どういう話し合いが 当時されていたのか、まして、実際、現物換地として 手続を行っていたにも関わらず、その登記が なされていなかったのか、 検証していただきたい、検証というよりは、換地の登記をしてほしい、というふうに思っています」などと、2筆の土地の所有権が 私にあることを主張しました。

その後も、この2筆の土地を含む公共事業を施行した 沼津市が、今回は「反訴被告（本訴の原告）」になっていますが、なぜ、長年にわたり 移転登記を怠ってきたのか、調査・検証を 実施してもらいたい、との主張を一貫して 行なってきました。

〇その際、道路管理課長は、「今回、新しい事案につきましては、どのような対応が 適正なのかを重視し、この辺りを 弁護士に相談してまいります」と発言し、弁護士と相談の上、対応することを約束。

沼津市の主張する話し合いに私が応じなかったというのは本当？

●ところが、その後、沼津市の代理人・弁護士は、私が求めた「調査」「検証」を沼津市が 実施したかどうかも明らかにせず、一方的に、当該2筆の土地が沼津市所有であることを 前提として「不当利得」であると決めつけ、2022年12月15日に、和解成立日までの利息を含めた不当利得返還の請求をしてきました。この請求に応じるのであれば、和解契約となり、不法行為による賠償金については請求しないとの言い分です。

●そして2023年1月25日、私の代理人が、当該土地の売買契約にかかる残金が、沼津市から故・植松利顕に支払われたことの証拠となる書面を求めましたが、その証拠書面は、保存期間を経過しており、沼津市においても保管されていない状態であると同年1月30日に沼津市の代理人は回答。

〇私は不当利得額を支払う前に当該2筆の土地が誰のものなのかを明らかにするよう求めてきましたが、市は、一向に 本件に関する「調査」を行おうとはせず、「検証」の素振りすら見せないことから、やむなく、自力でできる範囲の 証拠収集に努めることを余儀なくされました。