山下ふみこオフィシャルブログ

５　まとめ

「公有財産の取得、処分等を行うための 決裁文書」や「これらと同等の保存期間が 必要であると認めるもの」などの保存期間は、市役所職員が 従わなければならない「文書管理規程」で原則30年と定められ、さらに、「事務事業の遂行上必要な文書」については、1年を単位として、その保存期間を繰り返し延長することが可能と規定されている。

〇このような文書であれば、保存されていないことは、到底 考えられません。

〇市民であり、なおかつ 公共事業への協力者に対する説明責任は、しっかり果たされるべき。

〇沼津市の情報公開条例 第1条の目的規定

「この条例は、市民の知る権利を尊重し、公文書の開示を請求する権利を定めることにより、市の保有する情報の一層の公開を図り、市の諸活動を市民に説明する責務を果たすことによって、市民参加の推進と 公正で開かれた市政を実現することを目的とする」

●目的規定にあるように、市民に対する説明責任を果たすため、今一度、請求された公文書の探索を 行うべき。

●仮に廃棄したとするなら、「いつ、だれの判断で、廃棄することとしたのか」、 その廃棄の根拠と事実を示す書類である「廃棄簿」を示していただきたい。

４30年保存の期限が来る前に、開示請求を行っているのになぜ廃棄されたのか？

〇市役所は、私が開示を求める文書が何であるかを、2022年9月時点で 知っていたと思う。

〇保存文書を廃棄する際には、文書管理規程 63条2項の「保存期間の延長措置」の是非を検討することが必要であり、当然そのための稟議書も作成されていなければならないはずです。それにもかかわらず、

「30年の保存期限が来たから、機械的にその対象文書を廃棄した」のであれば、文書管理規定の意図に反しているばかりでなく、「1年ごとの延長ができるにもかからず、あえてしなかった意図は何か」答えるべきです。その説明責任を 果たすべきです。

さらに、文書管理規定の意図からすれば、廃棄する文書の廃棄記録(廃棄簿)も当然残しておかなければならないはずですが、そのような廃棄簿さえも開示されていない。

口頭意見陳述の概略

３　市が保存期間30年と定められている文書について、その管理保存を怠っていること

〇次に、沼津市の「保存文書の管理」について 「沼津市 文書管理規程」の第3条では、「文書取扱の原則」として、「全て 事案の処理は、文書によるものとする」と規定されている。
「30年保存とするもの」の中では、「公有財産の取得、処分等を行うための 決裁文書」や「前各号と同等の保存期間が 必要であると認めるもの」の保存期間を 原則30年と 定めてはいますが、1年を単位として保存期間を 延長することができる」こと。
実態として、事務事業の遂行上 必要であれば、「永年保存」も 可能となっています。

〇ちなみに、沼津市を除く 静岡県東部の11市では いずれも、今回の事例のような「市有財産の取得、処分その他 権利の設定に関する公文書」や、道路や橋梁のような「公共用施設の 設置に関する公文書」、これには「設計図書」や「工事検査台帳」なども含まれたりしますが、このほか、「契約にかかる文書で 権利義務関係が永年となるもの」なども含め、概ね「永年保存」の扱いとされている。

〇要するに、「文書取扱いの原則」を定めた 文書管理規程 第3条に従えば、「確約書」に関連する「収用証明書」や、公共事業用資産の「買取証明書」等の 関連文書は、必ず作成されているはずですし、故・植松利顯に支払った売買代金に関する「領収書」あるいは「支払記録に該当する書類」も 必ず作成されているはずであるところ、これらの書類は、土地売買の代金が問題なく執行されたことを示すものとして、「売買契約書」などと共に、「公有財産の取得、処分等を行うための決裁文書」あるいは「前各号と同等の保存期間が必要であると認めるもの」として、最低30年間の保存対象となるはずです。

〇それにもかかわらず、「確約書」に関連する資料は、現在に至るまで、市から一切、開示を受けておりません。